Zakładamy działalność gospodarczą

Zakładając działalność gospodarczą warto zapoznać się z ogólnymi informacjami dotyczącymi zasad podejmowania i prowadzenia własnej działalności gospodarczej.

Od czego zacząć własny biznes? Dobry pomysł oparty na wiedzy, doświadczeniu i znajomości branży to połowa sukcesu, ale wybór formy działalności i prowadzenie jej zgodnie z przepisami prawa, tak aby niczego nie przeoczyć jest równie ważne. Dlatego najlepiej powierzyć prowadzenie spraw księgowych i podatkowych osobie lub firmie z dużym doświadczeniem natomiast sobie pozostawić sprawy związane z rozwojem firmy. Na początku najlepszą forma prowadzenia własnego biznesu dla osób, które są aktywne, przedsiębiorcze i same chcą decydować o swojej karierze zawodowej, wysokości zarobków oraz partnerach, z którymi chcą współpracować jest jednoosobowa działalność gospodarcza. W takiej firmie to właściciel jest szefem i sam decyduje o wszystkim.

Zasady zakładania oraz prowadzenia w/w firmy zostały określone w Ustawie o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. oraz w Kodeksie Cywilnym.

Co to jest działalność gospodarcza

Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, jak również działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Zgodnie z definicją każda czynność zarobkowa, która wykonywana jest w sposób ciągły oraz zorganizowany jest działalnością gospodarczą i musi zostać zarejestrowana.

Rejestracja działalności w CEIDG

Rejestracji można dokonać wypełniając formularz CEIDG-1 na kilka sposobów:

osobiście, w dowolnym urzędzie miasta lub gminy,
listem poleconym (poświadczonym notarialnie),
elektronicznie, z użyciem bezpiecznego podpisu kwalifikowanego,
przesyłając formularz elektronicznie (bez użycia bezpiecznego podpisu kwalifikowanego) i podpisując go osobiście w urzędzie.

Wypełniając formularz CEIDG-1 możemy się natknąć na kilka niewiadomych

NIP i REGON

Jeżeli osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą miała już wcześniej nadany NIP to nie ulega on zmianie i nadal będzie się tym numerem posługiwać. Jeśli jednak taka osoba jeszcze nie posiada NIP-u to zostanie on nadany po rejestracji. Podobna sytuacja dotyczy numeru REGON - jeśli wcześniej prowadziliśmy działalność gospodarczą to numer ten już obowiązuje.

NIP, REGON i PESEL są numerami, którymi będziemy się posługiwać w kontaktach z Urzędami Skarbowymi do celów podatkowych, jak również z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Wyrabiając pieczątkę firmową, obok pełnej nazwy firmy i adresu warto również umieścić na niej numery NIP i Regon.

Nazwa firmy

Nazwa firmy to przede wszystkim imię i nazwisko jej właściciela. Nie wyklucza to włączenia do nazwy firmy pseudonimu lub określeń wskazujących przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych dowolnie wybranych określeń. Nazwa powinna się odpowiednio odróżniać od nazwy firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku PKD. Powinna być w miarę krótka, oryginalna i łatwa do zapamiętania przez kontrahentów.

Nazwa skrócona

Nazwa skrócona powinna zawierać do 31 znaków. Będzie ona stosowana w kontaktach w ZUS. W przypadku braku chęci posiadania nazwy skróconej we wniosku CEIDG-1 należy wskazać imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Miejsce prowadzenie DG

Wybierając miejsce prowadzenia działalności mamy do wyboru:

zarejestrowanie firmy w miejscu zamieszkania
wynajęcie lokalu

Rejestrując działalność w mieszkaniu trzeba wiedzieć, że do kosztów uzyskania przychodów można będzie zaliczyć wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją lokalu mieszkalnego tylko wtedy, gdy lokal ten, jako całość (lub przynajmniej wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie) będzie służył tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej i nie będzie on służyć jednocześnie celom osobistym. Takie jest stanowisko organów podatkowych. Natomiast w sytuacji, gdy pomieszczenie (w mieszkaniu) jest wykorzystywane przede wszystkim na cele prywatne, a jedynie dodatkowo jest wykorzystywane w prowadzonej przez właściciela firmy działalności gospodarczej, wydatki związane z takim pomieszczeniem stanowią bez wątpienia wydatki o charakterze osobistym. I w związku z powyższym nie mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie są spełnione wymogi, o których mowa w art. 22 ust. 1 PDOF.

Rejestrując firmę w wynajętym lokalu wszystkie wydatki związane z wynajmem (takie jak czynsz i opłaty eksploatacyjne) są kosztami podatkowymi.

Wybór formy opodatkowania

opodatkowanie na zasadach ogólnych,
opodatkowanie podatkiem liniowym,
ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
karta podatkowa

Podstawową formą rozliczania się, którą mogą stosować wszyscy podatnicy jest opodatkowanie według skali podatkowej. Ma ona zastosowanie również w przypadku, gdy podatnik nie wybierze żadnej formy, co automatycznie spowoduje opodatkowanie według skali. Taka forma rozliczenia polega na opłacaniu podatku w zależności od wysokości osiągniętego dochodu. Dochodem z działalności jest nadwyżka przychodów nad kosztami ich uzyskania. Dochody do wysokości 85.528 zł. są opodatkowane stawką 18%, a wyliczony podatek pomniejszamy o kwotę 556,02 zł. Nadwyżka dochodów ponad 85.528 opodatkowana jest stawką 32%.

Wybór formy opodatkowania został omówiony w artykule: Zakładamy działalność gospodarczą - aspekty księgowe

Forma wpłaty zaliczki

miesięczna
kwartalna
uproszczona - dotyczy podmiotów istniejących na rynku

Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej

Dokumentacja rachunkowa może być prowadzona w formie:

księgi rachunkowe - czyli księgowość pełna,
podatkowa księga przychodów i rozchodów (zasady ogólne lub podatek liniowy),
ewidencja przychodów (ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa)

Należy wiedzieć, że zakładając jednoosobową działalność gospodarczą nie trzeba prowadzić pełnej księgowości. Dla takich firm przewidziano możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej do czasu, gdy obroty nie przekroczą 1 200 000 euro.

Konto bankowe

Każda firma powinna posiadać konto bankowe. Oczywiście, w przypadku małej jednoosobowej działalności nie ma obowiązku zakładania osobnego konta. Niemniej jednak jest to dużym ułatwieniem ze względu na łatwiejszą kontrolę finansów (nie pomieszają się pieniądze firmowe z prywatnymi). Jeżeli w firmie będzie używana większa ilość kont, ich numery należy ująć w załączniku CEDIG-RB formularza CEIDG-1.

Poza CEIDG należy także pamiętać o złożeniu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych formularza ZUS ZUA lub ZZA

Zgłoszenie osoby ubezpieczonej czyli osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz innych ubezpieczonych (osoby współpracującej, pracowników, zleceniobiorców) do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego następuje niezależnie od złożenia wniosku CEIDG-1, w formie zgłoszenia ZUS ZUA albo ZUS ZZA, przekazywanego w formie elektronicznej lub pisemnej bezpośrednio do ZUS. Przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń czyli od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Preferencyjne składki ZUS

Składki na ubezpieczenia są jednym z większych kosztów, które trzeba pokryć bez względu na to, czy mamy zysk lub stratę. Niemniej jednak osoby rozpoczynające prowadzenie działalności mogą skorzystać z preferencyjnych składek ZUS. Uprzywilejowanie osób podejmujących po raz pierwszy pozarolniczą działalność gospodarczą polega na tym, że przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania tej działalności mogą opłacać składki na ubezpieczenie społeczne od zadeklarowanej przez siebie kwoty, nie niższej jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Preferencyjne składki ZUS nie przysługują jednak osobom, które:

w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wy-konywania działalności gospodarczej prowadziły już pozarolniczą działalność,
wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz które-go przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w po-przednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spół-dzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej dzia-łalności gospodarczej

Preferencyjne składki ZUS przysługują jednak przedsiębiorcom, którzy w ramach firmy wykonują prace na rzecz byłego zleceniodawcy, dla którego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej wykonywali prace na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia.

Rejestracja do VAT

Firmy, które będą czynnymi podatnikami VAT powinny złożyć w urzędzie skarbowymi formularz VAT-R. Jednak część osób rozpoczynających działalność gospodarczą z mocy prawa korzysta ze zwolnienia z VAT.

Zwolnieniu może podlegać sprzedaż opodatkowana, o ile jej wartość nie przekroczy w ciągu roku obrotowego określonego limitu. Uprawnionymi do skorzystania ze zwolnienia w 2015 są zatem przedsiębiorcy, u których obrót ze sprzedaży opodatkowanej w 2014 nie przekroczył sumy 150 000 zł. W przypadku nowopowstałych firm (w pierwszym roku) kwotę limitu oblicza się proporcjonalnie w stosunku do okresu prowadzenia działalności gospodarczej.

Istnieją podatnicy, którzy na mocy ustawy są z góry pozbawieni prawa do zwolnie-nia. Należą do nich np. podatnicy dokonujący sprzedaży wyrobów z metali szla-chetnych lub z udziałem tych metali, terenów budowlanych, nowych środków trans-portu, usług prawniczych, usług w zakresie doradztwa, usług jubilerskich.

W przypadku, gdy osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą ma wybór czy zgłosić się do VAT czy nie powinna dobrze przemyśleć swoją decyzję, ponieważ wycofanie się z tego podatku (po spełnieniu określonych warunków) będzie możliwe dopiero po upływie roku, licząc od końca roku, w którym podatnik utracił prawo do zwolnienia.

Rejestrację do VAT trzeba dokonać przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu tym podatkiem.

Pełnomocnictwo

Rozpoczynając swoją przygodę z biznesem warto skorzystać z porad osoby, która pomoże nam przy wypełnianiu dokumentów rejestracyjnych zarówno do CEIDG, ZUS jak i urzędów skarbowych, ponieważ złe decyzje mogą mieć wpływ na płacenie wyższych podatków. Jednym z rozwiązań może być wizyta w naszym biurze rachunkowym, gdzie nowy przedsiębiorca może skorzystać z bezpłatnej porady i pomocy. Dodatkowo po udzieleniu odpowiedniego pełnomocnictwa do reprezentowania przed urzędami możemy wszelkie dokumenty związane z rozpoczęciem działalności sporządzić i przekazać odpowiednim instytucjom w imieniu podatnika.

Mając profesjonalne wsparcie zdecydowanie łatwiej, pewniej oraz bezpieczniej jest prowadzić swój biznes.

Agnieszka Sumińska

Zakładanie działalności gospodarczej - krok po kroku