Zakładamy działalność gospodarczą

Rozpoczynając działalność gospodarczą, mamy pomysł na biznes. Gdy jednak spojrzymy na cały biznes z perspektywy księgowej, to pojęcie nasze jest zerowe. Dlatego tak ważny dla nowej firmy jest aby znaleźć dobre biuro rachunkowe.

Gdy zakładamy działalność gospodarczą, to przeważnie wiemy tylko, co chcemy robić. Gdy jednak spojrzymy na cały biznes z perspektywy księgowej, to pojęcie nasze jest zerowe. Dlatego tak ważny dla nowej firmy jest wybór dobrego biura rachunkowego.

Warto swoje poszukiwania zacząć jeszcze przed zdobyciem wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Dzięki temu biuro rachunkowe doradzi, jaka forma opodatkowania będzie dla naszej działalności najlepsza. Dla zwykłego przedsiębiorcy karta podatkowa, księga przychodów i rozchodów, zasady ogólne, czy liniowe, to nic niemówiące zwroty, a dla naszego księgowego to cała istota naszych przyszłych podatków. To jak zajmie się nami od początku pracownik danego biura rachunkowego, pozwoli nam dokonać właściwego wyboru. Jeśli będzie to profesjonalne podejście do naszego nawet małego biznesu, to możemy liczyć, że dalsza współpraca będzie wyglądać podobnie. A więc wizyta w potencjalnym biurze i oczywiście ich realne ceny, to najważniejsze punkty będące podstawą wyboru naszego przyszłego księgowego.

Wybór formy opodatkowania najlepszej dla danego przedsiębiorcy ma na celu optymalizację obciążeń podatkowych i będzie zależny od rodzaju prowadzonej działalności, od jej rozmiarów oraz od spodziewanych kosztów i przychodów.

Skala podatkowa

Podstawową formą rozliczania się, którą mogą stosować wszyscy podatnicy jest opodatkowanie według skali podatkowej. Ma ona zastosowanie również w przypadku, gdy podatnik nie wybierze żadnej formy, co automatycznie spowoduje, iż podatnik musi rozliczać się według skali. Ta forma rozliczenia polega na opłacaniu podatku w zależności od wysokości osiągniętego dochodu. Dochodem z działalności jest nadwyżka przychodów nad kosztami ich uzyskania. Dochody do wysokości 85.528 zł. opodatkowane są stawką 18%, a wyliczony podatek pomniejszamy o kwotę 556,02 zł. Nadwyżka dochodów ponad 85.528 opodatkowana jest stawką 32%.

Często na etapie zakładania działalności trudno z góry zakładać, jakie będą koszty a jakie przychody. W zależności od rodzaju działalności, będą to koszty wynajmu biura, wyposażenie biura, zakupu sprzętu produkcyjnego, zakup samochodu, opłaty ZUS, koszt zatrudnienia pracownika, szkolenia, reklama, zakup towaru. W przypadku firmy usługowej, która będzie zarejestrowana np. w domu koszty te będą kształtowały się na stosunkowo niskim poziomie. Przy firmie produkcyjnej koszty w pierwszym roku działalności mogą być dość wysokie, jeśli produkcja będzie wymagała np. wynajęcia dużego pomieszczenia, zakupu specjalnych maszyn, urządzeń i zatrudnienia specjalistów do ich obsługi.

Jeśli zakładając firmę, przewidujemy duże koszty w pierwszym roku jej działalności w stosunku do przychodów, to wybór skali podatkowej będzie najlepszy.

Zalety skali podatkowej to możliwość:

obniżenia przychodów o koszty ich uzyskania,
odliczeń od dochodu i podatku zgodnie z UPDOF (np. darowizny, ulgi na dzieci, rehabilitacyjną, internetową, ulgę na krew, darowizny na kościół, OPP)
wspólnego opodatkowanie z małżonkiem
rozliczenie dla osób samotnie wychowujących dzieci.

Korzystny dla osób osiągających niskie dochody

Wady skali podatkowej:

wysoka stawka podatku (32%) dla osób uzyskujące wysokie dochody (liczona od nadwyżki ponad 85.528zł)

Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzana jest co miesiąc do 20-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczki można również wpłacać kwartalnie (do 20 dnia miesiąca po zakończonym kwartale), jeśli przed rozpoczęciem działalności nie później jednak niż przed uzyskaniem pierwszego przychodu zawiadomi się o tym właściwy urząd skarbowy.

Obowiązek wpłacania zaliczek powstaje od miesiąca (kwartału), w którym dochody przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłaty podatku (w 2014r jest to kwota 3.091zł)

Po zakończeniu roku składa się do urzędu skarbowego PIT 36 w terminie do 30 kwietnia roku następnego.

ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
ewidencję wyposażenia,
ewidencją sprzedaży (jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe ),
ewidencją przebiegu pojazdu,
dokumentację pracowniczą.

Podatek liniowy

Podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej samodzielnie lub w formie spółek niemających osobowości prawnej może wybrać opodatkowanie podatkiem liniowym, który wynosi 19% dochodu. Wybór opodatkowania dotyczy wtedy wszystkich form prowadzenia tej działalności, do których mają zastosowanie przepisy o UPDOF (Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych). Dochody z działalności gospodarczej nie łączą się z dochodami z innych źródeł.

W Art. 9a ust. 3 UPDOF zawarte zostało jedno ograniczenie w stosowaniu podatku liniowego. Jeżeli podatnik, który wybrał opodatkowanie podatkiem liniowym, uzyska z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie lub z tytułu prawa do udziału w zysku spółki niemającej osobowości prawnej przychody ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadających czynnościom, które podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników wykonywał lub wykonuje w roku podatkowym w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy, podatnik ten traci w tym roku prawo do podatku liniowego i jest obowiązany do wpłacenia zaliczek od dochodu osiągniętego od początku roku, obliczonych przy zastosowaniu skali podatkowej oraz odsetek za zwłokę od zaległości z tytułu tych zaliczek.

Dochód, (czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania) może pomniejszyć o zapłacone za siebie oraz osoby z nim współpracujące składki na ubezpieczenie społeczne (o ile te wcześniej nie zostały zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodu). Dochód pomniejszony o odliczenia daje nam podstawę do opodatkowania, od której obliczany jest podatek wg stałej 19% stawki podatku. Podatek taki następnie ulega obniżeniu o kwotę składki zapłaconej na powszechne ubezpieczenie zdrowotne (o 7,75% podstawy wymiaru tej składki, podczas gdy do ZUS-u jest ona płacona w wysokości 9% podstawy jej wymiaru).

W trakcie roku przedsiębiorca opodatkowany podatkiem liniowym obowiązany jest wpłacać zaliczki na podatek dochodowy za okresy miesięczne bądź kwartalne. Wpłat takich dokonuje do 20-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu/kwartale, którego zaliczka dotyczy. Zaliczka jest wpłacana w wysokości różnicy między podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą należnych zaliczek za poprzednie okresy rozliczeniowe (miesiące bądź kwartały).

Wady podatku liniowego

Podatek nie jest zmniejszany o tzw. kwotę wolną,
Zaliczki płaci się od uzyskania pierwszego dochodu ( a nie od przekroczenia 3.091zł),
Brak możliwości wspólnego opodatkowania z małżonkiem,
Brak możliwości rozliczania się jak osób samotnie wychowujących dzieci,
Brak możliwości odliczeń od podatku ulg np. na internet, na dzieci, darowizny na kościół, OPP,
Jest niekorzystny dla osób osiągających niskie dochody.

Zalety podatku liniowego

Korzystny dla osób osiągających wysokie dochody,
Stała stawka podatku bez względu na wysokość dochodu.

Po zakończeniu roku składa się do urzędu skarbowego PIT 36L w terminie do 30 kwietnia roku następnego.

W zeznaniu rocznym dochód może także zostać pomniejszony o straty z lat ubiegłych oraz wpłaty na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego (tzw. wpłaty IKZE).

Podatnicy opodatkowani podatkiem liniowym, oprócz prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są prowadzić taką samą ewidencje, jak podatnicy rozliczający się według skali. W przypadku podatników osiągających duże przychody trzeba kontrolować, czy nie ma obowiązku przejścia na pełną księgowość.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody za poprzedni rok obrotowy wyniosły, co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 EUR. W roku 2014 jest to kwota 5.059.560zł

Wyrażoną w walucie euro wielkość przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest uproszczoną formą płacenia podatku dochodowego i mogą ją opłacać podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej samodzielnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych lub jawnej osób fizycznych, a w przypadku, gdy już ją prowadzili w poprzednim roku, jeśli uzyskali przychody z tej działalności w wysokości nieprzekraczającej równowartości 150.000 EUR ( w roku 2014 - 633.450 zł).

Ryczałtu nie można stosować, co do podatników wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowy takich jak:

opłacających podatek w formie karty podatkowej (z wyłączeniem najmu),
osiągających przychody z tytułu:

prowadzenia aptek,
działalności w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenia lombardów),
działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w zakresie wolnych zawodów (innych niż określonych w art. 4 ust. 1 pkt 11),
świadczenia usług wymienionych w załączniku nr 2 do ustawy,
działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych.

Ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie stosuje się również do podatników wytwarzających wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii.

Kolejnym wyłączeniem ze stosowania tej formy rozliczenia z urzędem skarbowym, jest przypadek, gdy podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności samodzielnie lub w formie spółki, jeśli on sam lub co najmniej jeden ze wspólników, przed rozpoczęciem działalności w roku podatkowym lub roku poprzednim, wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres prowadzenia działalności podatnika lub spółki.

Można, więc zgłosić się do ryczałtu jeśli przedsiębiorca nie będzie współpracował z byłym pracodawcą. W przypadku, gdy dojdzie do takiej współpracy, traci uprawnienie do stosowania tej formy opodatkowania i od dnia uzyskania tego przychodu do końca roku podatkowego musi opłacać podatek na ogólnych zasadach (według skali), oraz będzie zobowiązany do złożenia dwóch rocznych deklaracji podatkowych (PIT-28, PIT-36 lub PIT-37).

Decydując się na opodatkowanie ryczałtem ewidencjonowanym trzeba najpierw dokładnie przeanalizować wszystkie wyłączenia.

Korzystanie z ryczałtu ewidencjonowanego wiąże się głównie z brakiem możliwości zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W rozliczeniu, bowiem pod uwagę bierze się jedynie przychody z prowadzonej działalności.

Stawki podatku zależą od rodzaju przychodu i wynoszą 20%,17%,10%, 8,5%, 5,5%, 3%.

20% - wykonywanie określonych wolnych zawodów,
17% - wynajem samochodów osobowych, prowadzenie usług parkingowych, sprzedaż hurtowa części i akcesoriów do pojazdów samochodowych,
10% - przychody ze zbycia środków trwałych i wartości niematerialnych i trwałych,
8,5% - najem, przychody z działalności usługowej,
5,5% - działalność wytwórcza i budowlana,
3% - usługi w zakresie handlu i gastronomii.

Gdy podatnik osiąga przychody opodatkowane różnymi stawkami wysokość ryczałtu ustala się przy zastosowaniu stawki właściwej dla danego rodzaju działalności.

ewidencja przychodów,
ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
ewidencję wyposażenia,
karty przychodów pracowników,

Przy ryczałcie należy również przechowywać dowody zakupu towarów handlowych, surowców i materiałów.

Zaletą tej formy opodatkowania jest prosty sposób obliczenia podatku i jest korzystna dla osób, które nie mają dużych kosztów prowadzenia działalności. W przypadku jednak, gdy przedsiębiorca ma duże koszty (szczególnie na początku działalności) to może się okazać, że zapłaci mniejszy podatek na zasadach ogólnych niż na ryczałcie.

Od przychodu tego można odliczyć wydatki określone w art. 26 ust. 1 ustawy o PDOF np. zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, wpłaty na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego, wydatki rehabilitacyjne, wydatki na internet, darowizny itd. Od podatku można odliczyć natomiast zapłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne (7,75% podstawy wymiaru tej składki).

Podatnicy nie mogą natomiast skorzystać z ulgi na dzieci oraz rozliczać się wspólnie z małżonkiem ani na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci.

Podatek należy wpłacać do urzędu skarbowego w terminie do dnia 20 następnego miesiąca. Można też wpłacać podatek kwartalnie (po zawiadomieniu urzędu skarbowego) ale tylko gdy w roku poprzedzającym rok podatkowy przychody z działalności prowadzonej samodzielnie albo przychody spółki nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 25.000 euro. (w 2014 roku - 105.575 zł) W rozliczeniu rocznym PIT-28 (rozliczanym do 31 stycznia następnego roku) można również rozliczyć od przychodu straty z działalności gospodarczej poniesione w okresie opodatkowania dochodów na zasadach ogólnych.

Karta podatkowa

Z karty podatkowej, podobnie jak z ryczałtu ewidencjonowanego, nie skorzystają wszyscy przedsiębiorcy, ponieważ i ta forma rozliczeń z fiskusem zależy m.in. od rodzaju prowadzonej działalności, które są ściśle określone w art. 23 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Generalnie za pomocą karty mogą się rozliczać z fiskusem przede wszystkim prowadzący działalność usługową, wytwórczo-usługową oraz handlową – np., zakłady krawieckie, zegarmistrzowie, jubilerzy.

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej opodatkowanej w tej formie należy złożyć do urzędu skarbowego wniosek PIT-16 lub wniosek ten dołączyć do wpisu do CEiDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).

W przypadku karty podatkowej nie ustala się podstawy opodatkowania, ponieważ to rodzaj prowadzonej działalności (a nie faktyczne zarobki) ma wpływ na wysokość podatku. Podatek jest ustalony „z góry” na podstawie wydanej decyzji Naczelnika urzędu skarbowego (odrębnej na każdy rok) i płatny, co miesiąc w tej samej kwocie.

Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać się z fiskusem w formie karty podatkowej, nie mogą prowadzić innej, pozarolniczej działalności gospodarczej a ich współmałżonek nie może mieć firmy, która działa w tym samym zakresie. Nie mogą również zatrudniać osób na umowę zlecenie i o dzieło, tylko na umowę o pracę.

„Kartowicze” nie mają prawa do żadnych odliczeń od dochodu i od podatku z wyjątkiem zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Kwotę podatku, pomniejszoną o ww. składki, należy wpłacać do 7 dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień do 28 grudnia roku podatkowego

Roczną deklaracje o wysokości składki zdrowotnej zapłaconej i odliczonej od karty podatkowej składa się do 31stycznia następnego roku (PIT-16A) Prowadząc działalność opodatkowanej w formie karty podatkowej nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg i składania zeznań podatkowych, ale trzeba wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury potwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub usługi. W przypadku zatrudnienia pracowników należy prowadzić ewidencję zatrudnienia.

Jeśli wiemy, jaką formę opodatkowania chcemy wybrać to możemy zrobić to już w momencie rejestracji działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności gospodarczej na formularzu CEiDG-1. Można również założyć działalność bez zakreślania formy działalności a następnie udać się do biura rachunkowego w celu wspólnego wybrania formy opodatkowania i złożenia odpowiedniego oświadczenia do urzędu skarbowego.

w dniu uzyskania pierwszego przychodu w przypadku wyboru podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub,
przed rozpoczęciem działalności przy opodatkowaniu w formie karty podatkowej.

I tu Ważna informacja - wybranej formy opodatkowania nie można zmienić w trakcie roku podatkowego, chyba że nastąpi utrata prawa do jej stosowania.

Wybraną formę opodatkowania stosuje się również w latach następnych, chyba że zawiadomi się w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego o zmianie sposobu rozliczania.

Agnieszka Sumińska

Zakładamy działalność gospodarczą - aspekty księgowe